As políticas de despesas são usadas para definir a que regras e condições cada grupo de usuários estará sujeito ao fazer o lançamento de despesas.


Nas políticas podem ser definidas regras como: teto para cada tipo de despesa, número máximo de lançamentos, permissão para ultrapassar limites, etc. Por exemplo, a diretoria tem direito à R$ 70 por dia para alimentação e pode ultrapassar esse limite em casos específicos. Já a gerência tem direito à R$ 50 e esses limites não podem ser ultrapassados. Se algum gerente gastar mais de R$ 50 em algum dia, ele não conseguirá lançar a despesa. Você pode criar esse tipo de limitação e vincular membros a elas.


Também é possível definir diferentes políticas para diferentes moedas, ou seja, para a moeda BRL pode-se definir limites diferentes do que para a moeda EUR, por exemplo. 


Apenas usuários administradores conseguem cadastrar políticas de despesas e vincular usuários a elas.

Nesse artigo você descobrirá todas as funcionalidades das políticas de despesas e como gerencia-las. Entre na nossa plataforma WEB e siga as nossas instruções. Vamos lá?


            *O vídeo não mostra a possibilidade de política para várias moedas, mas você pode consultar no item 4

       

  1. O primeiro passo é ir em “Configurações” e depois clicar em “Políticas de despesas”.

  2. Clique em “Criar política” no canto superior direito da tela.


  3. Agora, preencha a descrição com o nome da política e, se desejar, o limite máximo de dias passados e futuros para inserir a despesa. Na sequência, clique em “Salvar”.


  4. Após isso, você será direcionado a outra página para editar a política.

    A moeda apresentada é a definida como padrão da empresa, mas é possível definir diferentes políticas para diferentes moedas. Você pode verificar essa funcionalidade no item "v" apresentado abaixo.


    Para cada tipo de despesa você pode definir algumas regras, são elas:


    (i) Limite: defina um valor máximo que os usuários desta política poderão gastar por dia ou por despesa.




    (ii) Limite de lançamentos:

     defina a quantidade de despesas daquele tipo que pode ser lançada naquele dia ou naquele mês.



    (iii) Permite ultrapassar limites:

    quando esta opção estiver marcada com "Não", o usuário ligado a esta política não conseguirá em nenhuma hipótese prosseguir com valores superiores indicados nos campos de limite. Já se a opção for “Sim e observação obrigatória”, ele será informado que ultrapassou a política, mas poderá prosseguir caso preencha o campo “Observação”. Neste caso, o aprovador será notificado que aquela despesa superou o limite estabelecido.



    (iv) Exige imagem do recibo:

     defina para cada um dos tipos de despesa se a foto será um campo obrigatório no preenchimento da despesa.



    Depois de selecionar as opções de acordo com suas necessidades, clique em “Salvar Todos”.

    Caso você precise definir políticas para algum tipo de despesa que não aparece nas suas opções, basta cadastrar novos "Tipos de Despesa". Para saber como fazer isso, veja este link: Clique aqui


    (v) Moeda: é possível definir diferentes limites para diferentes moedas. Ao alterar a moeda, você pode ajustar novos limites e a exigência do recibo sem perder as configurações feitas para a moeda anterior.



    Após a definição da política, é necessário salvar as informações clicando em "Salvar Todos" ou aceitando salvar as alterações ao selecionar uma nova moeda. Dessa forma, serão definidos diferentes limites para diferentes moedas.

    (vi) Forma de visualização: é possível alterar a exibição da política em sua plataforma para a forma de grade. Basta clicar no ícone sinalizado na imagem para alterar a visualização da política.



  5. Se desejar você também já pode definir quais membros seguirão as regras da política. Para isso clique em “Membros Vinculados”. Agora é só digitar o nome do membro e clicar em “Salvar”. Os membros pertencentes à política estarão listados na coluna à direita e podem ser deletados usando o botão vermelho ao lado do nome do usuário.


  6. Pronto! Esse é o resultado do cadastro da política. É possível editá-la, deletá-la e vincular membros nos botões à direita do nome da política.