Utiliza o Datasul como seu ERP? Se sim, você pode integrar ele com o VExpenses realizando apenas um Upsell em sua conta.

Para maiores detalhes de ativação, nosso time Comercial está a disposição para explicações de como realizar a ativação desta funcionalidade.

Entre em contato conosco em comercial@vexpenses.com 


A comunicação entre os dois sistemas (VExpenses x Datasul) é feita através de exportação e importação de arquivos. Todas as despesas do VExpenses podem ser inseridas no seu sistema Datasul, de maneira simples e rápida, utilizando o filtro para exportação dos dados no período desejado.

Para que a integração possa exercer a comunicação entre os dois sistemas, é necessário realizar sua configuração. Esta etapa consiste em informar ao VExpenses quais são os códigos que o seu sistema Datasul utiliza para processar os seus dados.


Por exemplo, o VExpenses precisa identificar os códigos que os Tipos de Despesas, Centros de Custos, e Usuários possuem no Datasul, para que os valores corretos sejam adicionados ao arquivo de exportação, permitindo que o seu sistema possa ler e registrar todos os dados das despesas nos locais corretos, como, qual usuário realizou uma despesa, para qual centro de custo foi esse gasto, e qual o tipo dessa despesa.


Neste artigo, você verá como funciona essa parametrização e para realizar todo o processo de configuração, é necessário ser um usuário com o tipo de conta “Administrador”.



Os valores preenchidos nos campos de configuração em todas as telas a seguir são meramente ilustrativos. 

Estes campos precisam ser preenchidos com os valores reais obtidos do seu sistema Datasul


Para começarmos:

  1. Clique em “Configurações” no canto superior direito da tela.
  2. Selecione a opção “Integrações”, localizada entre os últimos itens da coluna à esquerda.
  3. Será apresentada uma lista com todas as integrações que fornecemos atualmente. Clique no botão de configurar, ao lado do ícone do Datasul




Perfeito! Vamos agora preencher os códigos globais que serão utilizados pelo Datasul. Consideramos estes códigos como globais por serem campos que possuem valores padronizados para todas as informações que serão enviadas para o VExpenses. Instruções de preenchimento serão apresentadas na tela de acordo com o preenchimento dos valores. 

 

Alguns exemplos de campos globais: 

  • O código da implantação do seu sistema Datasul
  •  Tipo de documento
  • Quantidade de dias para o vencimento e os dias para o pagamento das despesas
  • O código do plano de conta contábil



  1. Insira os códigos globais para sua empresa, alguns são obrigatórios e outros não.
  2. Não se esqueça de clicar em “Salvar”, no canto inferior direito.

EXEMPLO PRATICO:




Agora, vamos configurar  os usuários que serão cadastrados no VExpenses, utilizando valores de identificação que eles possuem no seu sistema Datasul.

 

  1. Ainda na tela de configuração de Datasul, clique no botão “Editar” ao lado de “Vincular Usuários”, localizado na parte inferior central da tela.
  2. Você será direcionado à uma tela de configuração de usuários, contendo uma linha para cada usuário cadastrado.
  3. Há dois campos que necessitam ser preenchidos com os valores que o funcionário possui no sistema Datasul: ID do fornecedor Datasul e o código do estabelecimento.
  4. Os valores informados nesses campos serão adicionados ao arquivo gerado na exportação dos dados do VExpenses, para que o sistema Datasul possa identificar os funcionários que realizaram cada uma das despesas.
  5. Após inserir os Códigos identificadores de usuários para sua empresa, não se esqueça de clicar em “Salvar” para guardar essas informações, clicando no botão verde no canto inferior direito.


EXEMPLO PRATICO



 

Após concluir a configuração dos usuários, é necessário informar ao VExpenses quais os códigos que o sistema Datasul possui para cada um dos tipos de despesa que seus usuários podem realizar. Quando o arquivo de exportação for gerado, os códigos informados nesta etapa serão utilizados para que o sistema Datasul identifique com precisão à qual Tipo de Despesa pertence cada um dos lançamentos que foram feitos pelos funcionários. Veja nas próximas imagens como é fácil configurar:




Após inserir Códigos identificadores dos Tipos de Despesas para sua empresa, não se esqueça de clicar em “Salvar” para guardar essas informações, clicando no botão verde no canto inferior direito.



EXEMPLO PRATICO



Vamos agora para a configuração dos códigos dos Centros de Custos existentes no seu VExpenses, para realizarmos à correspondência dos mesmos com seu sistema Datasul. 

 

Ainda na tela de configuração, na parte inferior, clique no botão “Vincular Centros de Custos”.  Informe (nos campos que aparecerão na frente de cada Centro de Custo cadastrado no VExpenses) o código que cada um de seus Centros de Custo possui no sistema Datasul da empresa. 

 


EXEMPLO PRATICO




GERAÇÃO DE ARQUIVOS DE EXPORTAÇÃO


Para gerar o arquivo de exportação com todas as despesas que foram registradas no VExpenses, será necessário clicar em “Gestão” no menu superior, em seguida clicar em “Integrações/Relatório Datasul” , no menu de relatórios, no canto inferior esquerdo da tela de Gestão.


Agora, falta apenas informar os filtros que melhor atendam as necessidade de sua empresa. Este arquivo pode ser gerado periodicamente, semanalmente, quinzenalmente, mensalmente, diariamente, ou qualquer outra periodicidade. Opte pela periodicidade que melhor atenda o processo de prestação de contas de sua empresa.



O VExpenses possui um controle das despesas que já foram exportadas (organiza as despesas em lotes), para garantir que elas não sejam colocadas em um novo arquivo de importação, pois o Datasul não irá aceitá-las.